ТЕМА № 19: ВІДНОВЛЕННЯ ВТРАЧЕНОГО СУДОВОГО ПРОВАДЖЕННЯ

ПЛАН

1. Поняття та значення відновлення втраченого судового провадження.
2. Причини повної та часткової втрати матеріалів справи.
3. Порядок звернення до суду із заявою про відновлення втраченого судового провадження.
4. Особливості розгляду заяви про відновлення втраченого судового провадження судом та ухвала про відновлення.

1. Поняття та значення відновлення втраченого судового провадження

Провадження у цивільній справі відображається в письмових матеріалах, які ведуться відповідно до правил судового діловодства. Обіг документів в суді, так зване діловодство[1], досить детально регламентований законодавством, зокрема Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою Наказом Державної судової адміністрації України 20.08.2019 р. № 814 (у ред. наказу Державної судової адміністрації України від 17.10.2023 р. №485).

Згідно вказаної Інструкції, документообіг у суді – рух документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Вимоги вказаної Інструкції є обов'язковими для виконання усіма працівниками суду. Порушення вимог Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, у тому числі електронних, а також незаконний доступ до них або до електронної бази даних тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

Документи суду з часу створення (надходження) і до передачі в архів суду[2] зберігаються за місцем формування або централізовано в канцелярії[3] суду згідно із затвердженою номенклатурою справ[4].

Нерозглянуті судові справи, а також заяви, за якими не вирішено питання про відкриття провадження, у тому числі які залишені без руху для усунення недоліків, повинні зберігатися в робочих кабінетах й розташовуватися у шафах (сейфах), здатних забезпечити їх збереження, з унеможливленням доступ сторонніх осіб.

Документи, що надійшли до суду (заяви, скарги, справи, листи тощо), виносити за межі приміщення (приміщень) суду заборонено.

Матеріали цивільної справи є носіями різноманітної процесуальної інформації про учасників судового розгляду, їх взаємовідносини і сутність спору, про процесуальні діяльність суду та учасників процесу тощо.

Внаслідок певних причин частина або всі матеріали цивільної справи можуть зникнути. Така ситуація називається втратою судового провадження.

Судове провадження може бути втрачене внаслідок обʼєктивних причин (наприклад, пожежа, стихійне лихо) або ж причин суб'єктивних: недбалості або навмисних дій працівників суду чи інших осіб (крадіжки, підпалу, пошкодження тощо). Крім того, цивільні справи зберігаються в архіві лише протягом встановленого законодавством про діловодство часу і після закінчення відповідного терміну підлягають знищенню. Так, наприклад:

• справи про поновлення на роботі зберігаються в архіві суду 10 років;
• справи про розірвання шлюбу, про визнання шлюбу недійсним зберігаються в архіві суду 3 роки;
• справи про участь у вихованні дитини; справи про визначення місця проживання дитини; справи про позбавлення батьківських прав, про поновлення батьківських прав; справи про відібрання дитини; справи про припинення договору про патронат – 3 роки після досягнення дитиною повноліття;
• справи наказного провадження зберігаються в архіві суду 5 років;
• справи про обмеження цивільної дієздатності фізичної особи, визнання фізичної особи недієздатною та поновлення цивільної дієздатності фізичної особи; справи про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або про оголошення її померлою – 75 років;
• матеріали щодо виконання доручень іноземних судів – 5 років;
• справи, пов'язані з виконанням судових рішень у цивільних справах; матеріали щодо виконання доручень інших судів України – 3 роки[5].

Втрата провадження створює серйозні перешкоди в реалізації права на судовий захист та знижує його ефективність.

Втрата судового провадження може бути повною або частковою.

2. Причини повної та часткової втрати матеріалів справи

Повна втрата матеріалів судового провадження наявна в тих випадках, коли зникли або були знищені всі матеріали цивільної справи.

Уявімо ситуацію, коли внаслідок пожежі в приміщенні суду всі матеріали цивільної справи знищено. Наприклад, справа про розподіл майна між подружжям містила ухвалу про відкриття провадження, позовну заяву, відзив, письмові докази (договори, чеки, акти), протоколи судових засідань, рішення суду тощо. У разі втрати всіх цих документів відновити судове провадження можливо лише шляхом відкриття нового провадження.

Часткова втрата матеріалів судового провадження – якщо втрачено лише певні процесуальні документи. Розглянемо ситуацію, коли в суді розглядається справа про стягнення заборгованості за договором позики. У матеріалах справи є позовна заява, копія договору позики, відзив відповідача, але втрачені протоколи судових засідань та ухвала про забезпечення позову. Така часткова втрата може виникнути, наприклад, через технічну помилку або недбалість працівників суду.

У деяких випадках втрачене судове провадження може бути відновлене. Так, відповідно до ст. 488 ЦПК України відновленню підлягає втрачене повністю або частково судове провадження в цивільній справі, закінченій ухваленням рішення або у якій провадження закрито.

Якщо ж провадження було втрачене до закінчення судового розгляду, заявник може предʼявити новий позов. У такому разі в ухвалі суду про відкриття провадження у новій справі потрібно обовʼязково зазначити про те, що справа порушується у звʼязку з втратою незакінченого провадження.

3. Порядок звернення до суду із заявою про відновлення втраченого судового провадження

Порушити питання про відновлення втраченого судового провадження мають право учасники справи, звернувшись до суду із відповідною заявою.

Відповідно до ст. 42 ЦПК України учасниками справи є:

• у справах позовного провадження учасниками справи є сторони, треті особи;
• при розгляді вимог у наказному провадженні учасниками справи є заявник та боржник;
• у справах окремого провадження учасниками справи є заявники, інші заінтересовані особи;
• у справах можуть також брати участь органи та особи, яким законом надано право звертатися до суду в інтересах інших осіб;
• у справах про оскарження рішення третейського суду, оспорювання рішення міжнародного комерційного арбітражу та про видачу виконавчого документа на примусове виконання рішення третейського суду, міжнародного комерційного арбітражу учасниками справи є учасники (сторони) третейського розгляду, особи, які не брали участі у третейському розгляді, якщо третейський суд вирішив питання про їхні права та обов’язки, а також сторони арбітражного розгляду.

Ініціювати таке відновлення може і суд (ст. 489 ЦПК України). Так, суд може ініціювати відновлення провадження у випадках, коли це потрібно для вирішення іншої справи, надіслання справи до суду вищої інстанції тощо.

Заява про відновлення втраченого судового провадження подається до суду, який розглядав справу як суд першої інстанції, в письмовій формі.

У заяві повинно бути зазначено (ст. 491 ЦПК України):

1) про відновлення якого судового провадження або якої його частини просить заявник;

2) особи, які брали участь у справі, та їх процесуальний статус, їхні найменування (для юридичних осіб) або ім’я (прізвище, ім’я та по батькові, за його наявності) (для фізичних осіб), їх місцезнаходження (для юридичних осіб) або місце проживання чи перебування (для фізичних осіб), ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків (для фізичних осіб) за його наявності, або номер і серія паспорта (для фізичних осіб - громадян України) - якщо відповідні дані відомі заявникові;

3) номери засобів зв’язку учасників судового процесу (телефон, факс, засоби електронного зв’язку тощо) - якщо вони відомі заявникові;

4) наявні у заявника відомості про обставини втрати судового провадження, місцезнаходження копій матеріалів провадження або даних стосовно таких копій;

5) документи, відновлення яких заявник вважає необхідним і з якою метою.

До заяви про відновлення втраченого судового провадження додаються документи або їх копії, навіть якщо вони не посвідчені в установленому порядку, що збереглися в заявника або у справі, копії заяви відповідно до кількості учасників справи (крім випадків, якщо така заява подається в електронній формі через електронний кабінет), а у разі необхідності – клопотання про поновлення строку на подання заяви про відновлення втраченого судового провадження. У разі подання заяви в електронній формі через електронний кабінет до неї додаються докази надсилання її копії іншим учасникам справи з урахуванням положень статті 43 ЦПК України.

Заява про відновлення втраченого судового провадження може бути подана до суду незалежно від строку зберігання судового провадження, крім випадку, закінчення строку пред’явлення виконавчого документа до виконання.

Заява про відновлення втраченого судового провадження для виконання судового рішення може бути подана до закінчення строку пред’явлення виконавчого документа до виконання. Виконавчі документи можуть бути пред’явлені до примусового виконання протягом трьох років, крім посвідчень комісій по трудових спорах та виконавчих документів, за якими стягувачем є держава або державний орган, які можуть бути пред’явлені до примусового виконання протягом трьох місяців[6].

Суд може поновити зазначений строк, якщо за клопотанням заявника визнає причини його пропуску поважними. До поважних причин пропуску строку на подання заяви про відновлення втраченого судового провадження може бути віднесено:

• т ривала хвороба заявника (наприклад, громадянин, який виступав позивачем у цивільній справі про стягнення боргу, потрапив у серйозну автомобільну аварію. Унаслідок отриманих травм він перебував на лікуванні й реабілітації понад півтора року, що зробило неможливим його своєчасне звернення до суду для відновлення втраченого провадження);
• с тихійне лихо (наприклад, громадянин проживав у районі, який постраждав від масштабної повені. Унаслідок стихійного лиха були пошкоджені комунікації, що ускладнило доступ до суду й своєчасне подання заяви про відновлення провадження у справі про стягнення боргу (орендної плати) за договором найму (оренди) житла);
• в трата життєво важливих документів (наприклад, громадянка втратила всі свої документи, зокрема паспорт і копії судових матеріалів, через крадіжку під час закордонної подорожі. Повернувшись до України, вона звернулася до суду із заявою про відновлення втраченого провадження у справі про встановлення факту родинних відносин. Суд може визнати причини поважними, враховуючи надані підтвердження з правоохоронних органів про факт крадіжки).

У разі, якщо заява про відновлення втраченого судового провадження не буде відповідати вимогам, встановленим ст. 491 ЦПК України, а також буде подана особою (адвокатом, нотаріусом, державним чи приватним виконавцем і, арбітражним керуючим, судовим експертом, органом державної влади та іншими державними органами, зареєстрованими за законодавством України як юридичні особи, їх територіальні органи, органи місцевого самоврядування, інші юридичні особи, зареєстровані за законодавством України), яка відповідно до ч. 6 ст. 14 ЦПК України зобов’язана зареєструвати електронний кабінет, але не зареєструвала його, то будуть застосовуватись правила повʼязані залишення позовної заяви без руху[7], поверненням заяви (ст. 185 ЦПК України).

Вказана в заяві мета звернення до суду має бути повʼязана із захистом прав та інтересів заявника, в іншому разі суд своєю ухвалою повертає заяву або залишає її без розгляду, якщо провадження було відкрито (ч.2 ст. 492 ЦПК України).

Повернення заяви або залишення її без розгляду з підстав, зазначених у ч. 1 та 2 ст. 492 ЦПК України не перешкоджає повторному зверненню до суду із заявою про відновлення втраченого судового провадження.

4. Особливості розгляду заяви про відновлення втраченого судового провадження судом та ухвала про відновлення

Суд відмовляє у відкритті провадження за заявою про відновлення втраченого судового провадження у випадках:

1) подання заяви про відновлення судового провадження, втраченого до закінчення судового розгляду;

2) заява подана після закінчення строку пред’явлення виконавчого документа до виконання і суд відхилив клопотання про його поновлення.

У випадку подання заяви про відновлення судового провадження, втраченого до закінчення судового розгляду, суд роз’яснює заявнику право звернутися до суду з новим позовом в установленому ЦПК України порядку. В ухвалі суду про відкриття провадження в новій справі у зв’язку з втратою незакінченого провадження обов’язково має бути зазначено про цю обставину.

При розгляді заяви про відновлення втраченого судового провадження суд бере до уваги:

1) частину справи, яка збереглася (окремі томи, жетони, матеріали з архіву суду тощо);

2) документи, надіслані (видані) судом учасникам судового процесу та іншим особам до втрати справи, копії таких документів;

3) матеріали виконавчого провадження, якщо воно здійснювалося за результатами розгляду справи;

4) будь-які інші документи і матеріали, подані учасниками судового процесу, за умови, що такі документи і матеріали є достатніми для відновлення справи;

5) відомості з Єдиного державного реєстру судових рішень;

6) дані, що містяться в Єдиній судовій інформаційно-комунікаційній системі;

7) будь-які інші відомості, документи тощо, отримані у законний спосіб з інших офіційних джерел.

Суд може допитати як свідків осіб, які були присутніми під час вчинення процесуальних дій, учасників справи (їх представників), а в необхідних випадках - осіб, які входили до складу суду, що розглядав справу, з якої втрачено провадження, а також осіб, які виконували судове рішення, та вчиняти інші процесуальні дії, передбачені ЦПК України, з метою відновлення втраченого судового провадження.

Наприклад, розглянемо ситуацію, коли у зв’язку із втратою матеріалів цивільної справи необхідно відновити провадження за позовом громадянина Шевченка до громадянки Коваль про стягнення боргу за договором позики. У ході відновлення провадження суд ухвалює рішення про допит осіб, які брали участь у розгляді цієї справи та були свідками вчинення процесуальних дій:

1) д опит учасників справи . Громадянин Шевченко пояснює, що подавав позов із вимогою стягнення 50 тисяч гривень на підставі письмового договору позики. Він також надає копію договору, що зберігалася у нього. Громадянка Коваль стверджує, що вона частково повернула борг у розмірі 20 тисяч гривень, що було зафіксовано у судовому засіданні;

2) д опит свідків, які були присутні під час процесуальних дій. Суд допитує секретаря судового засідання, який підтверджує, що під час одного з засідань громадянка Коваль дійсно визнала часткове повернення боргу, а суддя ухвалив відповідне рішення про це;

3) допит судді, який розглядав справу. Суддя, що розглядав справу раніше, пояснює, що провадження було завершене ухваленням рішення на користь позивача про стягнення залишку боргу в розмірі 30 тисяч гривень;

4) д опит державного (приватного) виконавця судового рішення. Державний (приватний) виконавець надає відомості про те, що виконавче провадження було відкрито, але через втрату рішення подальші дії було зупинено;

5) і нші процесуальні дії. Суд витребовує документи, пов’язані зі справою, з банку, де позивач та відповідач здійснювали фінансові операції, щоб підтвердити факт передачі коштів за договором. Також суд запитує інформацію з реєстру виконавчих проваджень, щоб отримати дані про відкриття виконавчого провадження на підставі ухваленого рішення тощо.

Розгляд заяви про відновлення втраченого судового провадження здійснюється за правилами спрощеного позовного провадження з повідомленням учасників справи з урахуванням особливостей, передбачених Розділом XЦПК України «Відновлення втраченого судового провадження», протягом тридцяти днів з дня надходження заяви до суду.

На підставі зібраних і перевірених матеріалів суд постановляє ухвалу[8] про відновлення втраченого судового провадження повністю або в частині, яку, на його думку, необхідно відновити (ч. 1 ст. 494 ЦПК України).

У Постанові Верховного Суду від 09.12.2020 р. у справі № 435/4160/13-ц[9] зазначено про те, що тлумачення ч. 1 ст. 494 ЦПК України свідчить, що допускається відновлення втраченого провадження в частині, якщо провадження втрачено у відповідній частині. При цьому, не допускається відновлення втраченого провадження в частині, якщо воно втрачено повністю.

В ухвалі суду про відновлення втраченого судового провадження зазначається, на підставі яких конкретно даних, поданих до суду і досліджених у судовому засіданні, суд вважає установленим зміст відновленого судового рішення, наводяться висновки суду про доведеність того, які докази досліджувалися судом і які процесуальні дії вчинялися з втраченого провадження.

Наприклад, у справі № 336/6334/22 від 24.01.2023 р. Шевченківський районний суд м.Запоріжжя в своїй Ухвалі зазначив, що «по справі з електронної системи документообігу суду відтворено такі документи: заява старшого державного виконавця відділу примусового виконання рішень Управління забезпечення примусового виконання рішень у Запорізькій області Південно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Дніпро) Зюбрицького Антона Валентиновича про зміну способу і порядку виконання судового рішення, що зареєстрована Оріхівським районним судом Запорізької області 20.01.2022 р. з додатками згідно зазначеного переліку у заяві: копія витягу про надання повноважень, копія окремих матеріалів виконавчого провадження:супровідний лист, постанова про відкриття виконавчого провадження, 05.06.2019 р., копія заяви Держгеокадастру у Запорізькій області про примусове виконання рішення суду від 04.06.2019р.; копія виконавчого листа від 20.04.2018 р., копія постанови Верховного Суду від 12.08.2021 р. у справі № 0840/3984/18, копія постанови Третейського апеляційного адміністративного суду від 24.11.2021 р. у справі № 280/4114/21 долучені ГУ Держгеокадастру у Запорізькій області, копія довіреності Південно-Східного міжрегіонального управління МЮУ (м. Дніпро); копія заяви Держгеокадастру у Запорізькій області від 21.12.2021 р. з додатками, копія заяви Держгеокадастру у Запорізькій області від 14.01.2022 р. з додатками, копія службової записки, копія реєстру про відправку заяви сторонам по справі; протокол передачі судової справи раніше визначено складу суд від 20.01.2022 р., за яким визначено головного суддю - Мінаєва М. М.; копії судових повісток про виклик до суду від 26.01.2022 року на 08.02.2022р.; копія ухвали суду від 08.02.2022 року (вступна та резолютивна частини, повний текст); супровідний лист від 17.02.2022 р. про направлення сторонам по справі копії ухвали суду від 08.02.2022 року»[10].

Саме від мети відновлення судового провадження може залежати обсяг документів, які будуть відновлені. Метою відновлення втраченого провадження може бути одержання завіреної копії судового рішення, виправлення описок та/або арифметичних помилок у судовому рішенні, апеляційне чи касаційне оскарження рішення, скасування заходів забезпечення позову, розв'язання питань, пов’язаних зі зверненням судового рішення до виконання тощо. Водночас питання щодо обсягів відновлення втраченого судового провадження законодавцем віднесено на розсуд суду.

У разі недостатності зібраних матеріалів для точного відновлення втраченого судового провадження суд відмовляє у відновленні втраченого судового провадження і роз’яснює учасникам справи право на повторне звернення з такою самою заявою за наявності необхідних документів.

Після набрання законної сили ухвалою суду, визначеною ч. 3 ст. 494 ЦПК України[11], суд касаційної інстанції закриває касаційне провадження за касаційною скаргою у справі, провадження у якій втрачено.

У справі про відновлення втраченого провадження заявник звільняється від оплати судових витрат. Однак, у разі подання завідомо неправдивої заяви судові витрати, понесені іншими учасниками справи, відшкодовуються заявником у повному обсязі, про що суд постановляє ухвалу (ст. 495 ЦПК України).

Укладач: доцент кафедри цивільного права та процесу НАВС кандидат юридичних наук, доцент підполковник поліції Леся ШАПОВАЛ

[1] Діловодство - сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи в суді з документування процесуальної та управлінської інформації.

[2] Архів суду - структурний підрозділ (відповідальний за ведення архіву працівник (посадова особа) апарату суду), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.

[3] Канцелярія - структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу, зберігання документів до передавання до архіву суду.

[4] Номенклатура справ - обов'язковий для суду систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків зберігання справ.

[5] Про затвердження Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання: Наказ Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 № 1087. URL: zakon.rada.gov.ua

[6] Про виконавче провадження: Закон України від 02.06.2016 № 1404-VIII . URL: zakon.rada.gov.ua

[7] Ухвала Березанського міського суду Київської області у Справі № 356/1689/16-ц, Провадження 2-в/356/1/25 від 17.01.2025 р. URL: reyestr.court.gov.ua

[8]Див. наприклад такі ухвали: Ухвалу Шевченківського районного суду м. Запоріжжя у Справі № 336/6334/22, Провадження № 2-в/336/3/2023 від 24 січня 2023 року. URL: reyestr.court.gov.ua; Ухвала Київського районного суду м. Одеси у Справі № 947/39682/24, Провадження № 2-в/947/3/25 від 20 січня 2025 року. URL: reyestr.court.gov.ua

[9] Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Другої судової палати Касаційного цивільного суду у Справі № 435/4160/13-ц провадження № 61-15459 св 19 від 9 грудня 2020 року. URL: reyestr.court.gov.ua

[10] Ухвала Шевченківського районного суду м. Запоріжжя у Справі № 336/6334/22, Провадження № 2-в/336/3/2023 від 24 січня 2023 року. URL: reyestr.court.gov.ua

[11] У разі недостатності зібраних матеріалів для точного відновлення втраченого судового провадження суд відмовляє у відновленні втраченого судового провадження і роз’яснює учасникам справи право на повторне звернення з такою самою заявою за наявності необхідних документів.